Vedtægter

§ 1. Navn og hjemsted

Foreningen Jam Cheer Aalborg er stiftet den 1/8 2012 og har hjemsted i Aalborg kommune. Foreningen er tilsluttet DAFF (Dansk Amerikansk Fodbold Forbund), og er underlagt DAFF´s love og bestemmelser.               

Foreningen er ligeledes godkendt af Aalborg Kommune, og er underlagt regel- og værdisæt for foreninger i kommunen.

 

§ 2. Formål

Foreningens formål er at dyrke cheerleading på konkurrenceplan.

Herunder har foreningen også følgende mål:

  • At skabe optimale rammer for udviklingen af et højt niveau blandt udøverne.
  • At udbrede og videreudvikle sporten.
  • At styrke fællesskabet, sammenholdet og det sociale liv i foreningen.
  • At udvikle medlemmernes lyst til at engagere sig og tage et medansvar i foreningen. 

 

§ 3. Medlemskab

Alle der ønsker det, kan blive medlem ved henvendelse til de personer der anvises til, på foreningens anvendte digitale medie. Når det nye medlem starter, tages der imod af det relevante trænerteam.

Passive medlemmer har ikke adgang til selve idrætsudøvelsen, men er valgbare til bestyrelsen og har tale- og stemmeret på ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger.

Medlemmerne er forpligtet til at overholde foreningens vedtægter, og leve op til foreningens formålsbestemmelse.

Hvis der stilles tvivl om optagelse af medlemskab i foreningen, skal sagen fremlægges for bestyrelsen. Afgørelser i denne slags sager, skal af en samlet bestyrelse, afgøres ved simpelt stemmeflertal.

§ 4. Indmeldelse

Procedure for indmeldelse, fastsættes af bestyrelsen og beskrives på foreningens anvendte digitale medie. For medlemmer under 18 år, skal indmeldelsen godkendes af forældre eller værge. Medlemskabet gælder fra den dag medlemskontingent er betalt, eller fra den dag der er afleveret en udfyldt og underskrevet indmeldelsesblanket. Indmeldelsesblanketten udleveres af en repræsentant fra foreningen.

 

§ 5. Udmeldelse

Udmeldelsesprocedure fastsættes af bestyrelsen, og beskrives på foreningens anvendte digitale medie. Udmeldelse skal ske med mindst en måneds varsel. I forbindelse med udmeldelse skal medlemmets eventuelle økonomiske mellemværender med foreningen afvikles.

Ved udmeldelse refunderes der ikke kontingent eller andre bindende gebyrer, hvis medlemmet ønsker at stoppe i en kontingentperiode.

For medlemmer under 18 år, skal udmeldelse godkendes af forældre eller værge.

 

§ 6. Kontingent

Bestyrelsen fremsætter forslag til kommende sæsons kontingent, og kontingentet forhandles og fastsættes af generalforsamlingen på den ordinære generalforsamling hvert år i marts måned.

Indbetalingsterminer er halvårligt og opkrævningsform fastsættes af bestyrelsen.

Hvis forældre eller udøvere over 18 år, anmoder om anden form end den halvårlige indbetalingstermin, kan bestyrelsen dispensere herfor.

Der refunderes ikke kontingent hvis udøveren har pause i træningen. Dette eksempelvis ved skader, sygdom, rejser eller midlertidig udelukkelse.

 

§ 7. Restance

Kontingentet eller andre indbetalinger, eksempelvis indbetaling til konkurrencer, skal være indbetalt på den opkrævningsdato, som er foreskrevet på selve indkrævningen.

Hvis denne frist for indbetaling ikke overholdes, skal der udstedes en påmindelse, med ny frist for indbetaling af restance. Foreningen og bestyrelsen kan ikke sanktionere overfor medlemmet, før påmindelsens frist er overskredet. (jvf. §8)

 

§ 8. Udelukkelse og eksklusion

Et medlem kan udelukkes midlertidigt (midlertidig udelukkelse) eller permanent (eksklusion), såfremt vedkommende handler til skade for foreningen, eller såfremt vedkommende ikke opfylder sine medlemsforpligtelser. (Jvf. § 7)

Stk. 1 Midlertidig udelukkelse. I sager om midlertidig udelukkelse har medlemmet krav på at blive hørt, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse. Der skal altid ligge en plan som bestyrelsen udarbejder, for hvordan medlemmet kan vende tilbage til foreningen og de aktiviteter man udelukkes fra. En midlertidig udelukkelse, må maximalt have en længde på to uger, dog ved kontingentrestance kan udelukkelsen vare indtil økonomiske mellemværender er bragt i orden. Ved midlertidig udelukkelse skal bestyrelsens majoritet, være på 3/5 af hele bestyrelsens medlemmer. Ved stemmelighed, er formandens stemme udslagsgivende.

Stk. 2. Eksklusion. I sager om eksklusion har medlemmet krav på, at sagen afgøres på førstkommende generalforsamling, og at sagen sættes på dagsordenen som et særligt punkt. Hvis udøveren er under 18 år, fremføres sagen af forældremyndighedspersoner eller værger på generalforsamlingen. En generalforsamlings beslutning om eksklusion, kræver samme majoritet som ved ændring af foreningens vedtægt, altså at 3/5 af de stemmeberettigede på generalforsamlingen stemmer for eksklusion.

 

§ 9. Ordinær generalforsamling

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender. Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt inden udgangen af marts måned.

Stk.1. Indkaldelsesform. Indkaldelse sker på foreningens anvendte digitale medie. Bestyrelsen har ansvaret for, at alle medlemmer med lovlig adgang til generalforsamlingen indkaldes, og har adgang til dagsorden, bilag m.m. Ved medlemmer under 17 år, skal indkaldelsen ske til forældre eller værge.

  • Første indkaldelse (fire uger før): Indkaldelse med angivelse af dagsorden skal finde sted med senest fire ugers varsel. 
  • Indkomne forslag (to uger før): Forslag, som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være indsendt skriftligt til bestyrelsen senest to uger før generalforsamlingens afholdelse.
  • Anden indkaldelse (en uge før): Er der indkommet forslag, fremsendes disse til medlemmerne sammen med dagsorden og det reviderede regnskab. Dette så det er medlemmerne i hænde senest en uge før generalforsamlingen.

Stk. 2. Stemmeret. Der kan stemmes ved personligt fremmøde. Dog tillades det, at et stemmeberettiget medlem, kan afgive sin stemme ved afgivelse af fuldmagt. Man kan kun fremvise en fuldmagt pr. deltager på generalforsamlingen. Medlemmet har ikke stemmeret, hvis det er i kontingentrestance.

Medlemmer der er fyldt 17 år har stemmeret. Når udøveren er mellem 17 og 18 år, kan stemmeretten gives til én forælder eller en værge, hvis udøveren ønsker dette. Udøveren skal i denne situation skrive en fuldmagt, som skal fremvises på generalforsamlingen.

Ved medlemmer under 17 år, har én forældremyndighedsperson eller én person med værgeret, automatisk stemmeret.

Stk. 3. Adgang til generalforsamlingen. Adgang til generalforsamlingen har alle foreningens medlemmer, forældre eller værger samt hvem bestyrelsen måtte indbyde, dog med relevans for dagsordenen og procedure i forhold til mødets afholdelse. Alle der har adgang til generalforsamlingen, har taleret. En rettidig indvarslet generalforsamling, er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal.

 

§ 10. Dagsorden til ordinær generalforsamling

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal som minimum omfatte følgende punkter:

1) Valg af dirigent og referent.

2) Bestyrelsens beretning for det forløbne år.

3) Forelæggelse af revideret regnskab for det forløbne år til godkendelse.  

4) Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år til

Godkendelse, samt fastsættelse af kontingent.

5) Behandling af indkomne forslag.

6) Valg til bestyrelse. (Jvf. § 13 stk.1)

7) Valg af to suppleanter til bestyrelsen. (Jvf. § 13 stk. 2)

8) Valg af to revisorer.

9) Eventuelt.

 

§ 11. Generalforsamlingens ledelse

Stk. 1. Forhandlingerne på generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af generalforsamlingen, og som ikke må være medlem af bestyrelsen.

Stk. 2. Hvis der er punkter på generalforsamlingen, som ikke godkendes eller afsluttes, indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling. Den ekstraordinære generalforsamling afholdes senest seks uger efter den uafsluttede ordinære generalforsamling. Indkaldelse og dagsorden med bilag, skal være medlemmerne i hænde senest to uger inden ekstraordinær generalforsamling afholdes. Udover dette, gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.

Stk. 3. Beslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed. Dog kræver vedtægtsændringer og beslutning om foreningens opløsning kvalificeret flertal, jf. § 18 og § 19. Majoritet i sager om eksklusion, er beskrevet i § 8.

Stk. 4. Afstemning skal foretages skriftligt, såfremt et medlem forlanger det. Ved personvalg og sager om eksklusion, dog altid ved skriftlig afstemning.

Stk. 5. Referenten udfærdiger et referat, som godkendes og underskrives af dirigenten. Der kan ikke redigeres i det af dirigenten godkendte referat.

Bestyrelsens påtegning af referatet kan først ske efter at dirigenten har godkendt referatet. Bestyrelsens påtegning skal alene ses, som en bekræftelse på, at bestyrelsen er bekendt med de trufne beslutninger, som bestyrelsen er forpligtet til at effektuere. Referatet skal være foreningens medlemmer i hænde senest to uger efter generalforsamlingen. Referatet sendes ud på samme måde som indkaldelsesformen til generalforsamlingen, beskrevet i § 9. Stk.1.

Referatet lægges endvidere tilgængeligt i klubbens lokaler og på foreningens anvendte digitale medie. Dette senest to uger efter generalforsamling, og ansvaret for ovenstående påhviler bestyrelsen.

Alle kan få vedlagt en indsigelse/ påtegning til referatet. Denne vedlægges som bilag til referatet.

 

§ 12. Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen, og skal indkaldes når mindst en femtedel af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt over for bestyrelsen fremsætter ønske herom. Dette med angivelse af det emne, som ønskes behandlet. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes senest seks uger efter begæringens modtagelse. For krav til indkaldelsen, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.

Dog fraviger indkaldelsesformen den ordinære generalforsamlings indkaldelsesfrist, således at: indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling, sker med 14 dages varsel. Dagsorden og bilag vedlægges indkaldelsen.

Angående ekstraordinær generalforsamling i forlængelse af ordinær generalforsamling, se § 11. stk. 2.   

 

§ 13 Valgbarhed og procedure for valg til bestyrelse

Stk. 1. Foreningens bestyrelse består af 5 medlemmer. Bestyrelsens medlemmer vælges af generalforsamlingen for en to- årig periode, således at disse afgår med 2 i de lige årstal og 3 i de ulige årstal. Formands-, næstformands- og kassererposten kan ikke bestrides af et medlem under 18 år, og de må ikke have samme bopælsadresse eller være i familie. I den samlede bestyrelse, må der kun være to beslægtede familiemedlemmer eller to med samme bopælsadresse.

Valgorden for bestyrelsesposter er følgende:

  • Valg af formand i lige år
  • Valg af sekretær i lige år
  • Valg af næstformand i ulige år
  • Valg af kasserer i ulige år
  • Valg af bestyrelsesmedlem i ulige år.

Stk. 2. På generalforsamlingen vælges 2 suppleanter for bestyrelsen, som træder i funktion såfremt et bestyrelsesmedlem frafalder. Suppleanten vælges for et år af gangen. I tilfælde af, at suppleanten indtræder på en bestyrelsespost, skal suppleanten fratræde bestyrelsesposten, ved næstkommende ordinær generalforsamling. Dette uanset om det sker midt i bestyrelsespostens to- årige periode.

Stk. 3. Valgbare til bestyrelsen er medlemmer, der er fyldt 17 år og har stemmeret,

jf. § 9. Når udøveren er mellem 17 og 18 år, kan én forælder eller én værge vælges til bestyrelsen. Dette hvis udøveren afgiver sin myndighed via en fuldmagt.

Ved medlemmer under 17 år, er én forældremyndighedsperson eller én person med værgeret, automatisk valgbar. Passive medlemmer er automatisk valgbare til bestyrelsen.

Stk. 4. Derudover er det ønskeligt at bestyrelsen er bredt repræsenteret af de forskellige brugergrupper i foreningen.

 

§ 14. Bestyrelsen

Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold.

Formanden og i hans forfald næstformanden, har forsæde i bestyrelsesmøderne. Ved stemmelighed er formandens, eller ved formandens forfald, næstformandens stemme udslagsgivende.

Bestyrelsen har pligt til at fastsætte en forretningsorden. Forretningsordenen forhandles hvert år, efter den ordinære generalforsamling. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst tre af dens medlemmer, herunder formanden eller næstformanden, er til stede.

Bestyrelsen kan og må nedsætte nødvendige udvalg, til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver.

Der skal som minimum afholdes 4 ordinære bestyrelsesmøder hvert år. Indkaldelse til de ordinære bestyrelsesmøder, skal ske med dato for mødet og dagsorden, og være tilgængelig på foreningens klublokaler og på foreningens anvendte digitale medie to uger før mødet. Medlemmer kan skriftligt indsende ønsker og emner, som behandles på næstkommende bestyrelsesmøde. Dette senest en uge før mødets afholdelse.

Hvis der afholdes bestyrelsesmøder udover de ordinære, skal der som minimum være en dagsorden for alle bestyrelsesmedlemmer.

Over alle bestyrelsens forhandlinger føres som minimum en forhandlingsprotokol. Protokollen skal være tilgængelig for foreningens medlemmer to uger efter et bestyrelsesmøde. Dette i foreningens klublokaler og på foreningens anvendte digitale medie.

De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger, forpligter bestyrelsen i henhold til foreningens vedtægter. For de forpligtelser som bestyrelsen lovligt pådrager foreningen, hæfter alene foreningen med sin formue.

Bestyrelsen har til ansvar, at udarbejde og efterleve en konflikthåndteringsplan. Dette primært konflikter mellem bestyrelsesmedlemmer internt, bestyrelsesmedlemmer, forældre og trænere. Planen for konflikthåndtering, skal være konfliktløsende og fremadrettet, og der kan i værste tilfælde tilkøbes ekstern bistand. Denne skal være tilgængelig på foreningens anvendte digitale medie.

 

§ 15. Regnskab

Foreningens regnskabsår er kalenderåret, altså 1. januar – 31. december. Bestyrelsen skal inden den 1 februar afgive årsrapport for det foregående år til revisorerne. Årsrapporten forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse og skal være forsynet med revisorens påtegning og underskrift. Årsrapport udsendes til foreningens medlemmer sammen med anden indkaldelse til den ordinære generalforsamling.

 

§ 16. Revision

Revisorerne skal hvert år i februar måned gennemgå årsrapporten og påse, at beholdningerne er til stede. Revisionsformen er regnskabsmæssig revision, og årsrapporten forsynes med en påtegning. Revisorerne har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.

 

§ 17. Tegning og hæftelse

Foreningen tegnes af formanden og kasserer.

Bestyrelsens honorar kan som maksimum andrage den af staten godkendte takst. Andre eksterne ydelser som vurderes hensigtsmæssige for foreningens virke og udvikling, kan tilkøbes.

Hvis nedenstående ikke er budgetsat på den årlige generalforsamling, gælder følgende regler:

  • Ved økonomiske dispositioner over 50.000 kr., kræves underskrift fra en samlet bestyrelse, som vedlægges forhandlingsprotokollen fra et bestyrelsesmøde.
  • Køb, salg, leje eller pantsætning af fast ejendom, skal godkendes af generalforsamlingen.
  • Lånoptagelse, leasing og leje af større aktiver, skal godkendes af generalforsamlingen.

Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, som påhviler foreningen.

Det står bestyrelsen eller foreningen frit for at afholde interne konkurrencer eller andre arrangementer, dette også i samarbejde med andre idrætsforeninger. Det skal bestræbes at arrangementet som minimum er udgiftsneutralt, og endeligt revideret regnskab over arrangementet, forelægges den årlige ordinære generalforsamling, som en del af årsregnskabet.

Bestyrelsen har bemyndigelse til at oprette udlægskonti, til de udvalg der er fungerende i foreningen. Alle udlægskonti skal fremlægges i årsregnskabet, og revideres jf. § 15 & 16

Bestyrelsen kan meddele fuldmagt til enkeltmedlemmer. Dette eksempelvis til kassereren i forhold til sædvanligt pengeinstitut og i forbindelse med indberetninger m.v. til offentlige myndigheder.

 

§ 18. Vedtægtsændringer

Ændring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst tre femtedele af de afgivne stemmer er for forslaget.

 

§ 19. Opløsning

Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages, på to i dette øjemed ekstraordinære generalforsamlinger. Der skal være 14 dages mellemrum. Afstemning om foreningens opløsning er kun lovlig, hvis der på den første ekstraordinære generalforsamlinger, er 2/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer til stede.

For at forslaget kan vedtages, kræves, at mindst tre fjerdedele af de afgivne stemmer er for forslaget. På generalforsamlingen skal samtidig træffes bestemmelse om, hvilke almennyttige/ almenvelgørende formål, foreningens formue, herunder eventuel fast ejendom og løsøre, skal tilgå.